皆様お元気でしょうか？
マネージャーの永田です。
本日は現在の新型コロナウイルスで注目されているテレワークを導入されている事業所・企業様で多く活用されているビデオ会議ツールの「Zoom (ズーム)」の登録方法と基本的な使い方をご説明します。この記事では、ZoomをPCで利用する場合の方法をご紹介します。ZoomはWebサイトに直接アクセスしてそのまま利用する方法と、事前に専用アプリをインストールしてから利用する2つの利用方法があります。どちらでも基本的な操作・設定方法は変わりませんので安心してください。
※ZoomはPC、タブレット、スマホなどあらゆるデバイスに対応しております。
Zoom (ズーム) とは
Zoom は、最大1,000名まで参加可能なWeb会議を開催できるサービスです。この大人数で利用できるという点が、他のWeb会議サービスと異なる大きな特徴です。しかし、同時接続の人数以外にも、特徴的な機能を備えています。プランによって制限されている機能もありますが、送信先を絞った「チャット機能」「会議の録画機能」「バーチャル挙手機能」などがあります。
Zoom の利用には会議の主催者だけではなく、参加者もデバイス (PC / スマートフォン / タブレット) にアプリケーションをインストールする必要です。利用の際には、事前に参加者にアナウンスする必要があります。インストールは一回限りです。
また無料プランでは会議の参加者は100人まで、3人以上が参加する会議の場合1回の時間が40分までの制限があります。101名以上が参加する場合や、時間制限なく利用したいという場合には、有料プランの利用をご検討ください。
Skype(スカイプ)ってどう違う？
オンラインで会話をすると言えば、Skypeがよく使われますね。
Skypeは、セミナーをするためのアプリではなく、あくまでもテレビ電話のオンライン版です。電話なので、お互いの電話番号を知らなければ、通話ができません。Skypeアカウントを取得して、お互いのSkype IDを交換する必要があり、これがなかなか面倒な作業です。それに、コンセプトが電話なので、アプリの中に主催者・参加者という概念がなく、みんなが同じ機能、同じ操作で会話を行います。
これに対して、Zoomは、オンラインセミナー、オンラインミーティングを開催するためのアプリです。主催者と参加者の機能は、大きく異なっています。セミナー全体を快適な環境に維持するため、主催者には、さまざまな機能が備わっています。また、セミナーやミーティングに必要なすべての機能が備わっています。※使用する機器(特にPC)にWebカメラが搭載されていない場合は、別途外付けのものを購入する必要があります。
Zoom のアカウント登録手順
公式サイトへアクセスする
Zoomの公式サイトからアカウント作成を行います。①②③どこから登録しても構いません。Google アカウント、もしくは Facebook アカウントでもアカウント作成可能です。その場合は、②③を選んでください。メールアドレスで登録する場合は、①にメールアドレスを入力してオレンジのボタンをクリックしてください。この記事では、①にメールアドレスを入力する手順でご案内します。
メールアドレスの認証
登録するメールアドレスの確認をします。①に表示されているメールアドレスに、間違いがないかを確認してください。間違いなければ、②の「確認」をクリックしてください。
「確認」をクリックして、この画面に切り替わればZoom から届いているメールを確認しましょう。
メールボックスを開くと「Zoomアカウントをアクティベートしてください」という件名でメールが届いています。①②どちらでも構いませんので、クリックしてメールアドレスの認証を完了させてください。
アカウント情報の登録
Zoom から届いたメールアドレスにクリックすると、再び Zoom の Webサイトに戻ってきます。最初のページでは、Zoom にログインするための「氏名」「パスワード」を入力してください。入力が完了したら、オレンジ色の「続ける」ボタンをクリックしてください。
Zoom でのWeb会議開始方法
Zoom でWeb会議を行う際、3つのメニューがあります。
- ①主催者として、即座に新規ミーティングを開催する
- ②参加者として、他の人が開いたミーティングに参加する
- ③主催者として、未来の日時でミーティングを設定する
差し当たり使用するには①または②が大半でZoom自体の活用に慣れてきてwebでの会議やミーティングがルーティン化してきたら③の活用段階になるかと思います。
主催者なら①を選択してURLを相手方に送る。参加者なら送られてきたURLでアクセスして会議参加の許可を待つ。
これだけでweb会議はスタートです。
今の世の中の流れを逆に利用して新しいフォーマットやスキルを受け入れる時間にするのも一つの方法ではないでしょうか？
弊社では実験的に毎日1人か２人は強制的にテレワーク業務となりZoomの活用方法を模索中です。
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